Как правильно оформить договор аренды ТС и водителя?

Как правильно оформить договор аренды автомобиля

Как правильно оформить договор аренды ТС и водителя?

Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства?

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ).

Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину.

Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

  • свидетельство о регистрации автомобиля;
  • талон техосмотра;
  • страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

  • марку машины;
  • год выпуска;
  • цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ).

Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ).

Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7.

В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия 

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу.

В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52).

На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме от 25 августа 2009 г.

№ 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

  • либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
  • либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

  • путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
  • талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;  
  • картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;  
  • кассовыми чеками;   
  • актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;  
  • квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
  • по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007). 

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

  • договор страхования автомобиля;
  • копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;

Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/kak-pravilno-oformit-dogovor-arendy-avtomobilya

Договор аренды автомобиля с экипажем

Как правильно оформить договор аренды ТС и водителя?

ГК РФ регламентирует оформление договора аренды автомобиля с экипажем. Это гражданско-правовое соглашение, согласно которому наймодатель предоставляет арендатору во временное эксплуатирование соответствующий автотранспорт за денежное вознаграждение.

В том числе речь идет о предоставлении водителя, который будет управлять. Все финансовые убытки, связанные с ремонтными работами и содержанием машины несет наймодатель.

Наниматель, в свою очередь, только производит арендные выплаты и оплачивает топливо и другие текущие издержки, если договор аренды автомобиля с экипажем не предусматривает других условий.

Как оформить?

Организации, осуществляющие свою деятельность, нуждаются в разъездах по служебным делам. Если приобретать транспортное средство нерентабельно, то его можно арендовать.

Договор аренды автомобиля с экипажем, как уже указывалось выше, это гражданско-правовое соглашение между арендодателем и арендатором по предоставлению транспортного средства во временное пользование за определенную оплату.

Вместе с автомобилем предоставляется экипаж (водитель), который управляет данным транспортным средством.

Особенностями вышеуказанного договора считается передача транспортного средства с водителем, имеющим соответствующую квалификацию, т. е. он должен быть профессионально подготовленным. Аренда автомобиля с экипажем различается в зависимости от цели эксплуатирования — перевозка грузов, пассажиров или багажа.

Правила составления договора аренды машины с экипажем:

  • соглашение составляется исключительно в письменной форме вне зависимости от срока указанного действия;
  • госрегистрации договор аренды автомобиля с экипажем не подлежит;
  • обозначается предмет соглашения — описываются характеристики транспортного средства (автомобиля);
  • размер денежного вознаграждения и порядок осуществления оплаты;
  • период действия;
  • описываются права и обязанности арендодателя и арендатора.

Как происходит заключение договора об аренде автомобиля с экипажем между физ и юрлицом, рассмотрим далее.

Между физическим и юридическим лицом

Арендодателем и арендатором могут выступать физические и юридические лица или индивидуальные предприниматели. Организация может заключить арендное соглашение со сторонней фирмой (физическим лицом) или с собственным работником.

Оформление договора аренды автомобиля между физическим лицом и организацией с экипажем будет более затратным для арендатора. По заключенному соглашению все расходы за содержание и ремонт будет нести арендодатель и это отобразится на размере арендной платы.

Не стоит забывать, что услуги, оказываемые водителем, тоже должны быть оплачены.

Другой вариант — заключить договор аренды автомобиля с экипажем со своим работником, который предоставит для эксплуатации личное транспортное средство и будет выполнять его управление.

Если оформление соглашения между физическими лицами может предполагать передачу транспорта на безвозмездной основе, то такой же договор аренды автомобиля с экипажем между юридическим и физическим лицом включает обязанность выплачивать арендную плату.

Стоит помнить! Арендная плата, выплачиваемая арендодателю, облагается налогом в 13%. Если арендодатель не имеет российского гражданства — 30%.

При аренде грузового автомобиля с водителем

Нередко сферой деятельности организации является осуществление грузовых перевозок. В этом случае заключается договор аренды с водителем грузового автомобиля. Составляется соглашение в обычном порядке в письменной форме.

В графе «предмет» описываются характеристики грузового автомобиля, передающегося в пользование по договору аренды транспортного средства с экипажем. Также фиксируется цель заключения подобного соглашения — осуществление грузовых перевозок. Арендатор может прописать пожелания по возрасту, профессиональным навыкам водителя.

В графе «права и обязанности» описываются ключевые моменты использования автотранспорта, порядок произведения выплат и ответственность за возможные происшествия на дороге.

В пункте «ответственность» описывается размер штрафных санкций, если соглашение аренды автомобиля с экипажем будет одной из сторон не соблюден.

Образец договора для арендования грузовой машины с водителем можно скачать здесь.

Обязанности сторон сделки

По договору аренды автомобиля с водителем обе стороны соглашения должны нести определенные обязанности. Фиксирование их в содержании документа дает гарантию на исполнение всех условий, прописанных в правоустанавливающей бумаге.

Обязанности арендодателя по договору аренды авто с экипажем:

  • поддерживать в работоспособном состоянии выданное в эксплуатацию транспортное средство, производить его текущий и капитальный ремонт;
  • осуществлять вождение автотранспортом и предоставлять услуги по техническому обслуживанию. Водители выбираются из сотрудников арендодателя. Они подчиняются как своему непосредственному работодателю, так и арендатору;
  • оплачивать финансовые траты, возникающие при оплате работы экипажа;
  • осуществить страхование автомобиля, если это предполагается действующим договором.

Арендатор в том числе несет нижеследующие обязанности:

  • оплачивать денежные расходы, связанные с коммерческим использованием автотранспорта (оплата топлива, сборов и т. д.);
  • выплатить компенсацию арендодателю за повреждения, нанесенные во время использования, если будет доказано, что арендатор ответственен за ущерб;
  • соблюдать порядок оплаты арендных платежей.

Арендатор имеет возможность, если в договоре не прописан запрет на это действие, сдавать транспортное средство с экипажем в субаренду без выраженного на то согласия арендодателя. Также может подписывать соглашения о перевозках с другими лицами, не ставя об этом в известность.

Список необходимых документов

Если организация примет решение заниматься перевозками, то ей потребуется арендовать специальный транспорт. Арендодателю и арендатору требуется подготовить комплект документации для осуществления сделки по договору аренды автомобиля с экипажем. Требуемые для предъявления бумаги могут различаться в зависимости от того, кем выступают стороны соглашения — юридическое или физическое лицо.

Документы для оформления договора аренды транспортного средства с экипажем:

  • если в сделке участвует юридическое лицо, потребуется предъявление свидетельства регистрации деятельности;
  • если наймодатель физическое лицо, предъявить следует паспорт, ИНН;
  • техпаспорт автомобиля;
  • страховка по ОСАГО;
  • водительское удостоверение водителя ТС;
  • соглашение аренды автомобиля с экипажем и дополнительно передаточный акт ТС и документ предоставления услуги водителя.

Соглашение аренды автомобиля с экипажем составляется в 2 экземплярах — один остается у арендодателя, другой образец договора передается арендатору. Как выглядит образец соглашения на аренду автомобиля с экипажем и какие ключевые пункты должны быть освещены в его содержании, рассмотрим далее.

Образец договора

Соглашение на аренду автомобиля с экипажем составляется в письменной форме. Документ не требует нотариального заверения или регистрации в соответствующих органах.

В содержании договора аренды автомобиля с экипажем должны быть указаны нижеприведенные обязательные условия:

  • в «шапке» документа пишется полное наименование соглашения и номер;
  • ниже пишется город и дата составления;
  • в договоре указывается информация об юридическом или физическом лице. В первом случае — наименование организации, должность и т. д. Во втором случае — ФИО, адрес, паспортные реквизиты;
  • сведения о предмете соглашения, взятые из техпаспорта машины — марка автомобиля, государственный номер, № двигателя, цвет, дата изготовления, категория транспортного средства. Указывается цель арендования;
  • размер и порядок выплаты суммы аренды — форма оплаты (безналичная, наличная, в счет ремонта авто), дата выдачи денежных средств;
  • период действия договора;
  • права и круг обязанностей сторон;
  • ответственность сторон — за осуществление ремонтных работ, просрочку платежей и т. д.;
  • перечень обстоятельств непреодолимой силы и ответственность участников сделки;
  • условия аннулирования договора аренды автомобиля с экипажем;
  • реквизиты юридического или физического лица — паспортные сведения, адрес, телефонный номер, ИНН и КПП (если требуется);
  • подписи сторон.

В бланк договора можно вместить графу об экипаже. Арендатор может здесь прописать желательный возраст, пол, опыт работы водителей.

Скачать образец соглашения на аренду автомобиля с экипажем можно по ссылке.

Порядок расторжения арендного соглашения

Расторгнуть договор аренды можно досрочно в двух случаях:

  • по обоюдному решению обоих участников сделки — арендодателя и арендатора;
  • в одностороннем порядке, если одна из сторон не выполняет условия сделки.

Для арендатора этими критериями выступают — рабочее состояние автомобиля, передаваемого в аренду с экипажем, не позволяет его использовать, наймодатель не передает транспортное средство в срок.

В свою очередь для арендодателя условия такие — наниматель использует транспорт не по назначению, арендный платеж производится несвоевременно, арендатор своими действиями повлек поломку транспортного средства.

Порядок аннулирования договора аренды автомобиля с экипажем:

  • составить уведомление о расторжении;
  • отправить составленный документ заказным письмом и со специальной отметкой о получении;
  • в течение месяца следует ожидать ответа от второй стороны.

В уведомлении следует ссылаться на невыполнение определенных условий. Ситуация развивается по двум путям — обвиняемая сторона обещает исправить недочеты или дело переходит в суд для разбирательства обстоятельств. Иск подается в районный судебный орган. Доказательства неправомерных действий чьей-либо стороны будут содержаться в содержании договора аренды автомобиля с экипажем.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/dogovor/dogovor-arendy-avtomobilya-s-ekipazhem-u-fizicheskogo-lica.html

Берем в аренду автомобиль с водителем – Все о кадрах

Как правильно оформить договор аренды ТС и водителя?

Фирма может арендовать автомобиль «вместе с водителем». Для этого нужно заключить договор аренды транспортного средства с экипажем. «Плюс» с точки зрения арендодателя — он сохраняет контроль за условиями и режимами эксплуатации машины. А какие преимущества получает арендатор?

Арендодатель может сдать в аренду автомобиль на условиях предоставления услуг по его управлению и технической эксплуатации. Для этого он заключает с арендатором договор аренды транспортного средства с экипажем. Аренда с экипажем или без такового — это разные виды аренды. Для каждого из них в Гражданском кодексе предусмотрены свои нормы.

В чем особенности аренды с экипажем? На что обратить внимание при составлении договора? Как арендатору правильно оформить первичные учетные документы?

Это важно. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается (ст. 15 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 143 УК РФ).

Арендуем… экипаж

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель (ст. 632 ГК РФ):

— предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование;

— оказывает своими силами услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации.

Как видно, договор имеет две составляющие.

В акте приема-передачи нужно отразить передачу от арендодателя к арендатору не только автомобиля, но и экипажа. Хотя эта рекомендация звучит «диковато», пренебрегать ею не следует.

Суды приходят к выводу: если транспортное средство передано без экипажа, и арендодатель не сможет доказать, что объект аренды эксплуатировался с экипажем, то взыскать с арендатора арендную плату ему не удастся (постановления ФАС Уральского округа от 21 декабря 2010 г.

N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Западно-Сибирского округа от 17 февраля 2011 г. по делу N А67-5335/2010). Дело в том, что условие об оказании услуг по управлению является существенным для договоров данного вида (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

И если оно не соблюдено, договор считается незаключенным.

Такой нюанс заслуживает самого пристального внимания бухгалтера. Ведь по длящимся договорам аренды оформлять акты об оказании услуг не обязательно (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. N 03-03-06/1/559). Акты приема-передачи имущества не только удостоверяют отношения аренды, но и являются первичными учетными документами для признания расходов на аренду.

Впрочем, состав экипажа и персональные данные его членов могут быть отражены в отдельном «передаточном» документе. Но его должны подписать и лица, которых арендодатель уполномочил на управление автомобилем (ст. 402 ГК РФ). Это может быть наряд на работу у арендатора.

В ходе исполнения договора состав экипажа может изменяться. Об этом арендодатель должен уведомить арендатора.

Операции по передаче персонала напоминают процедуры, характерные для договоров аутсорсинга. И действительно, в пункте 2 статьи 635 Гражданского кодекса прямо сказано: члены экипажа являются работниками арендодателя.

Из этой формулировки следует, что стороной договора аренды автомобиля с экипажем не может быть физическое лицо, которое самолично оказывает услуги по его управлению.

В такой ситуации с физлицом надлежит заключить два договора: один — аренды автомобиля без экипажа, второй — на оказание услуг по управлению.

Причем с части вознаграждения (относящегося к оказанию услуг) арендодателю придется уплатить взносы на обязательное социальное страхование.

Альтернативным вариантом оформления отношений с физлицом — владельцем автомобиля может быть договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Он менее выгоден для сторон, поскольку тогда взносы на обязательное социальное страхование придется уплатить со всей суммы сделки. Но если водитель имеет статус индивидуального предпринимателя, уплачивать за него страховые взносы (а также НДФЛ) не придется.

Добавим, что наемных работников вправе привлекать и физическое лицо, не имеющее статуса индивидуального предпринимателя (ст. 303 ТК РФ). Так что физлицо может быть полноценной стороной договора, если вверит свое авто другому водителю.

Распределяем обязанности

Предусмотренные законом обязанности участников договора охарактеризованы в таблице.

Таблица

Обязанности по договору аренды автомобиля с экипажем

Арендодатель обязан (безоговорочно):Арендатор обязан (если иное не предусмотрено договором):Члены экипажа обязаны подчиняться (п. 2 ст. 635 ГК РФ):
— поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ);— обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию автомобиля в соответствии с целями аренды, указанными в договоре (п. 1 ст. 635 ГК РФ);— нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля, в т.ч. расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ)— распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации автомобиля;— распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации автомобиля

Арендодатель обязан (безоговорочно):

— поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ);

— обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию автомобиля в соответствии с целями аренды, указанными в договоре (п. 1 ст. 635 ГК РФ);

Привлечение стороннего персонала освобождает арендодателя от ряда обязанностей. Например, организовывать предрейсовые медицинские осмотры водителей будет арендодатель (ст. 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г.

N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Он же обеспечивает мероприятия по охране труда, включая проведение специальной оценки условий труда (п. 2 ст. 4 Федерального закона от 28 декабря 2013 г.

N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Обязанности по страхованию автомобиля стороны определяют в договорном порядке. По умолчанию они возлагаются на арендодателя (ст. 637 ГК РФ).

Обязанности арендатора, установленные законом и договором, определяют круг расходов, которые он вправе учесть в целях налогообложения прибыли. Скажем, признать расходы на ремонт арендованного автомобиля он не сможет. Это позволено только арендодателю.

Платим взносы на обязательное социальное страхование

Договор может предусматривать, что расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендатор (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Такое соглашение не свидетельствует о наличии у него договорных, в том числе трудовых отношений с водителем.

Поэтому уплачивать взносы на обязательное социальное страхование за экипаж ему не придется (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Эта обязанность сохраняется за арендодателем.

Минфин России (письмо от 1 декабря 2009 г. N 03-03-06/1/780) считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей: платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством. Но такое толкование выходит за рамки закона.

Данный договор не является смешанным, содержащим элементы различных договоров (п. 3 ст. 421 ГК РФ): аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) и возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ). Это самостоятельный вид договора (что подтверждено в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2009 г.

N Ф04-4263/2009(10662-А67-11) по делу N А67-4601/2008). Поэтому цена договора распределению между «элементами» не подлежит.

Подчеркнем: договор аренды автомобиля с экипажем подразумевает участие как минимум трех разных лиц — арендодателя, арендатора и водителя. Если же арендодатель и водитель совпадают в одном лице, заключенный договор нуждается в толковании (ст. 431 ГК РФ).

А уж каким образом он будет переквалифицирован в целях исчисления страховых взносов (подп. 4 п. 4 ст. 18 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…») — зависит от особенностей его исполнения.

Арбитражная практика единообразием не «страдает».

Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 13 ноября 2013 г. по делу N А06-1300/2013 был сделан вывод, что подобные сделки с физлицами представляли собой договоры перевозки. Эта позиция повлечет доначисление взносов. А вот в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 июля 2013 г.

по делу N А69-2236/2012 судьи пришли к противоположному заключению — что фактически имели место отношения аренды имущества. Такая интерпретация доначислением взносов не грозит. Наконец, в постановлении ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г.

по делу N А65-16395/2012 представлено третье мнение: с единой цены договора страховые взносы не могут быть исчислены в принципе (ввиду отсутствия законных методик разграничения выплат, различных по своему целевому назначению).

Вывод: использование владельца автомобиля в роли экипажа обеспечит в отношениях с государственными внебюджетными фондами скорее «приключения», нежели «оптимизацию».

Учитываем расходы

Арендную плату арендатор будет учитывать в расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Казалось бы, затраты на ГСМ следует классифицировать как расходы на содержание служебного транспорта, предусмотренные подпунктом 11 названного пункта. Однако такие расходы подтверждаются авансовыми отчетами (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Между тем авансовый отчет — документ, применяемый при расчетах с подотчетными лицами (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12 октября 2011 г. N 373-П).

А как быть, если заправку оплатили члены экипажа? Подотчетными лицами они не являются, поэтому денежных расчетов с ними лучше избегать.

У арендатора есть альтернативная возможность признать расходы на приобретение топлива — в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Этот вариант не порождает налоговых рисков.

Для его реализации членам экипажа выдают талоны на ГСМ или корпоративные топливные карты (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30 июня 2010 г. N 16-15/068679). Рекомендуем предусмотреть эти операции в договоре.

Реальный характер оказания услуг по управлению транспортным средством удостоверяют, в частности, акты приемки арендатором услуг, оказанных работниками арендодателя, путевые листы, товарно-транспортные накладные (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10 сентября 2013 г. по делу N А58-6582/2012).

Причем арбитры убеждены, что оформление путевых листов, товарно-транспортных накладных, табелей учета рабочего времени входит в обязанности арендодателя транспортного средства с экипажем (постановление ФАС Уральского округа от 21 декабря 2010 г. N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208).

По мнению автора, четко разграничить распоряжения по технической и коммерческой эксплуатации не всегда возможно. Во избежание разногласий обязанности сторон по составлению первичных документов целесообразно закрепить в договоре.

Источник: http://info-personal.ru/priem-rabotnikov/berem-v-arendu-avtomobil-s-voditelem/

Как составить и заключить договор аренды автомобиля

Как правильно оформить договор аренды ТС и водителя?

В жизни каждого человека могут встречаться такие ситуации, когда приходится брать в аренду автомобиль. К таким моментам могут относиться следующие случаи:

  • при командировании в чужой город, где маршруты общественного транспорта не добираются до места работы или они плохо ходят. Иногда аренда авто обходится дешевле, чем пользование услугами частного извоза;
  • аренда автомобиля для занятий частным извозом с целью последующего его выкупа;
  • сотрудник компании для исполнения служебных обязанностей использует личный автомобиль, на который требуется оформить договор аренды.

В других случаях, например, организация свадебного кортежа, перевозка имущества при переезде и т.д. достаточно заказать услуги сервисных компаний, чтобы не обременять себя гражданской ответственностью автовладельца, пусть хоть временного, которая наступает сразу же после заключения договора аренды.

В правовом отношении все действия, связанные с передачей собственности во владение, должны быть оформлены юридически для предупреждения возможных неприятностей в перспективе, если случится угон или повреждение автомобиля. Арендный договор может составляться на любой период, а может быть и бессрочным.

По действующему законодательству возможны два варианта аренды автотранспорта – с водителем и без водителя.

При аренде машины с водителем предусматривается, что управлять, автомобилем, обслуживать его и ремонтировать будет водитель – работник арендодателя.

Это удобно в те моменты, когда арендующее лицо не обладает правами на управление автомобилем соответствующей категории или времени на его обслуживание. Однако чаще всего на практике заключается второй вариант аренды машины – без водителя.

 Заключения договора аренды автомобиля

Арендный договор может составляться в простом письменном виде. Если арендатор не вызывает особого доверия, то можно прибегнуть к услугам нотариуса и заверить договор аренды авто нотариальной печатью или привлечь к составлению сделки двух свидетелей с указанием их фамилий в контракте. Некоторые люди путают аренду машины с оформлением доверенности на право вождения.

: Первая встреча с клиентом — заключаем договор аренды транспортного средства без экипажа

Это совершенно разные по своему смыслу акты. Существенная разница между ними заключается в следующих фактах:

  1. при оформлении доверенности все операции доверенного лица, проводимые с автомашиной, исполняются от имени доверителя, а не от своего лица;
  2. арендный договор для авто с экипажем предусматривает условия, когда определяются точные обязанности арендатора по обслуживанию, содержанию, ремонту арендуемого транспорта с привлечением его к ответственности в случае несоответствующего исполнения обязательств, в то время как доверенность не может обеспечить такие условия;
  3. при причинении материального ущерба третьим лицам арендатор машины сам отвечает за последствия, а за действия управляющего по доверенности водителя отвечает владелец транспорта.

С позиции правовой защищённости оформление договора аренды является для арендодателя более выгодным действием по сравнению с оформлением доверенности на вождение.

Также есть существенная разница между арендой автомобиля и прокатом. При прокате автомобиля за текущий и капитальный ремонт отвечает арендодатель.

А при договоре аренды машины без экипажа за это отвечает непосредственно арендатор.

При прокате автомобиля можно при обнаружение неисправностей потребовать замены машины или устранении неисправностей в течение 10 дней.При заключение договора аренды автомобиля этого сделать нельзя.

Для составления и заключения сделки по аренде автомобиля требуются следующие документы:

  • паспорта обоих лиц, заключающих сделку;
  • техпаспорт арендуемого автомобиля;
  • водительское удостоверение арендатора по соответствующей категории транспортного средства;
  • страховой полис ОСАГО на арендуемый автомобиль.

Важно! Если договор ОСАГО оформлен собственником машины на неограниченное число лиц, то в полисе можно не указывать арендатора. Если же в нём указаны конкретные лица, то фамилия арендатора также должна быть внесена в этот список. Если не выполнить данного требования, то материальный ущерб пострадавшим в случае ДТП арендатору придётся выплачивать из собственного кармана.

Обязательства и права арендующей стороны в договоре аренды автомобиля

Пунктами 644-646 ГК РФ определены следующие обязанности лица, арендующего машину:

  • техническое обслуживание и поддержание рабочего состояния автомашины, включая проведение всех видов ремонта;
  • правильное использование и управление автомобилем в соответствии с инструкцией и руководством по эксплуатации данной модели авто;
  • страхование автомобиля и собственной гражданской ответственности как водителя транспорта;
  • оплата повседневных расходов на горючее, ГСМ, спецжидкости, госпошлину и других выплат, связанных с использованием машины.

: Договор АРЕНДы АВТОмобиля с ЭКИПАЖЕМ — начисление страховых взносов

Часто машину берут в аренду в целях коммерческой эксплуатации.

Поэтому по новому законодательству арендующее лицо имеет право сдавать транспорт в субаренду, не согласовывая этот вопрос с собственником, если оно не запрещено условиями первого договора.

Кроме того, арендатор может заключать сделки от себя с третьей стороной на перевозку грузов или пассажиров без согласования с арендодателем.

По положению ст. 611 ГК РФ движимое имущество передаётся в аренду в полном комплекте со всем принадлежащим ему оборудованием и документацией. Это значит, что вместе с автомобилем арендатор должен получить полный комплект ключей, дистанционный пульт управления, запасное колесо, набор инструментов, всю документацию, включая техпаспорт и полис ОСАГО.

Если арендатор не может пользоваться в полной мере арендованным автомобилем по причине нехватки оборудования или документации, то он вправе требовать с арендодателя возмещения убытков или устранения недостатков. При этом случае за истекший период арендная плата не подлежит погашению.

Арендная плата и ответственность сторон

Статья 614 ГК РФ обязывает арендующее лицо вовремя исполнять арендную плату. Для этого все положения, касающиеся порядка, размеров и сроков выплат устанавливаются договором.

Чаще всего она представляет собой определённую денежную сумму, выплачиваемую единовременно или в рассрочку.

Возможны и другие способы взаиморасчётов, например, передачей товаров, продукции или выполнением определённых услуг, стоимость которых учитывается в счёт погашения стоимости аренды.

Размер выплат по аренде машины по согласию обеих сторон может пересматриваться в указанные договором сроки или досрочно, но не чаще, чем раз в год. Это положение закона на практике очень часто нарушается в силу того, что недостаточно учитывается конъюнктура рынка (инфляция, девальвация и прочие обстоятельства).

: Договор аренды транспортного средства без экипажа | грамотно сдаем свой автомобиль в аренду

Каждая сторона несёт гражданскую и административную ответственность за выполнение пунктов договора аренды автомобиля, которые регулируются нормами гражданского и административного права.

На случай нарушения сроков и условленных обязательств самим договором могут быть установлены размеры пени и штрафных коэффициентов, применяемых к нарушителю. В то же время арендатор отвечает перед третьими лицами за ущерб, нанесённый им в ДТП.

За повреждение арендованного автомобиля по своей вине арендатор также несёт ответственность перед страховщиком, который застраховал автомобиль.

Риски и способы их предупреждения в договоре аренды автомобиля

Передавая в аренду личный транспорт, собственник машины должен принять все меры для обеспечения его максимальной безопасности и сохранности.

Для этого он должен обладать максимумом информации об арендаторе, быть уверенным в его водительских навыках, положительных нравственных качествах, чувствовать к нему доверие.

Учитывая, что эксплуатация автомобиля приводит к выработке его ресурса, к естественному старению и износу, он должен предъявлять разумные требования по содержанию машины в рамках инструкции по эксплуатации.

Ни один водитель не может дать гарантию, что он не попадёт в ДТП. Чтобы уменьшить возможный ущерб, машину нужно застраховать по ОСАГО и КАСКО.

Законы РФ предусматривают материальную ответственность арендующего лица по возмещению причинённого ущерба при установлении его вины в совершении ДТП.

Поэтому арендодатель должен позаботиться, чтобы в арендном договоре были прописаны способы и сроки уведомления обо всех ДТП с участием арендованной машины.

: Внесены дополнения в договор аренды транспортного средства | ВАЖНО!

В случае поломки автомобиля восстановление возлагается законом на арендатора. Порядок восстановления и взаиморасчётов также должен найти отражение в арендном договоре машины.

Кроме того, в нём должна быть определена полная стоимость автомобиля, которая необходима для расчёта величины ущерба, полученного ею при поломке. Реальную стоимость автомобиля может определить специализированная оценочная фирма.

Собственнику автомобиля также имеет смысл установить в договоре условие сдачи машины в субаренду с его согласия, чтобы он не сдавался первому встречному в погоне за прибылью.

Риски при заключении договора аренды авто имеет не только арендодатель, но и арендатор, который также должен максимально себя защитить от возможных убытков. Для этого следует:

  1. Принимать и сдавать арендуемый автомобиль по акту в составе комиссии, где должно быть подробно описано его состояние, технические характеристики, имеющиеся недостатки, дефекты и неисправности. Тем самым арендатор может оградить себя от ответственности за те поломки, которые могут возникнуть не по его вине, а за счёт имевшегося ранее дефекта. Акт приёмки должен быть обязательным приложением к договору аренды автомобиля.
  2. При бессрочном или длительном сроке аренды нужно установить в договоре частоту пересмотра суммы арендной платы 1 раз в году и менее, чтобы защитить свой бизнес от рыночных катаклизмов.

Источник: http://avtomotoprof.ru/zakon-i-voditel/kak-sostavit-i-zaklyuchit-dogovor-arendyi-avtomobilya/

Юрист ответит
Добавить комментарий