Как правильно оформить смену контрагента в договоре?

В каких ситуациях при смене налогового режима надо изменить договоры с контрагентами

Как правильно оформить смену контрагента в договоре?

Вопросы о том, как поступать с договорами при смене режимов налогообложения, связаны в большинстве своем лишь с одним налогом — налогом на добавленную стоимость.

Оно и понятно, ведь именно он находит отражение в договорах. Ни налог на прибыль, ни налог на имущество, ни другие налоги в договоре не фигурируют.

А вот вопрос указания цены с учетом или без учета НДС нужно решить при заключении любого договора.

Очевидно также, что если смена системы или порядка налогообложения затрагивает НДС, то такая смена должна как-то отразиться и на договорах. Конечно, самый простой вариант — внести изменения в договор.

Однако это не всегда возможно, как по техническим причинам (например, согласованием условий занимаются первые лица компаний и тревожить их лишний раз решится не каждый), так и по финансово-организационным (если договор, например, аренды был зарегистрирован, то и изменения придется регистрировать, что стоит денег, да и времени тоже).

Поэтому возникает логичный вопрос: а можно ли обойтись без внесения поправок в договор? Единого ответа на него нет — все зависит от конкретной ситуации и первоначальных формулировок договора. Так что давайте рассмотрим различные варианты.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Вариант 1. При заключении договора обязанность платить НДС была

В тех случаях, когда «продающая» сторона по договору (продавец, арендодатель, исполнитель или подрядчик) получает право с определенного момента больше не платить НДС, вопросы цены по старым договорам решаются, как правило, достаточно просто.

Ведь плательщик НДС в 99 процентах случаев во всех договорах либо указывает, что цена определена с учетом НДС, либо приводит как цену с НДС, так и без такового.

Соответственно после получения права не платить НДС, достаточно будет просто уведомить об этом своих контрагентов обычным письмом и начать выставлять счета без учета НДС (естественно, исключив его из цены).

Вопросы же внесения или невнесения соответствующих изменений в договор (делается это через подписание дополнительного соглашения) в этой ситуации можно решать индивидуально с каждым контрагентом. Никаких рисков работа по прежним договорам ни для той, ни для другой стороны не создает.

Все гораздо сложнее в обратной ситуации — когда у продавца, арендодателя, исполнителя или подрядчика на момент заключения соответствующего договора обязанности по уплате НДС не было, а потом она возникла. Тут необходимость вносить правки в договор зависит от конкретных формулировок этого самого договора.

Провести автоматическую сверку счетов‑фактур со своими контрагентами

Вариант 2. При заключении договора обязанности платить НДС не было. В договоре указано «Без НДС»

Если при заключении договора стороны четко указали, что сумма оплаты указана без НДС, то после того, как у налогоплательщика появляется обязанность по уплате этого налога, он имеет право просто увеличить стоимость на сумму НДС. Сделать это можно непосредственно в счетах, выставляемых контрагенту.

Но еще раз обращаем внимание: такое право есть только в том случае, если в договоре четко указано «без НДС».

Тогда новоявленный плательщик НДС может сослаться на статью 168 НК РФ, в которой сказано, что сумма НДС предъявляется дополнительно к цене товара, работы или услуги.

Это позволяет увеличить сумму, указанную в договоре, на сумму НДС. Заключать дополнительные соглашения к договору и согласовывать с кем-либо такое повышение цены не нужно.

Вариант 3. При заключении договора обязанности платить НДС не было. В договоре указано «НДС не облагается»

Схожим образом будет обстоять дело, если в договоре сказано, что товар, работа или услуга, за которую определена цена, НДС не облагается. Юридически в таком случае происходит вот что.

В тот момент, когда продавец (арендодатель, подрядчик, исполнитель) теряет право на освобождение от НДС, упомянутое условие договора о том, что реализация товара (передача имущества, выполнение работ, оказание услуг) «НДС не облагается», перестаёт соответствовать Налоговому кодексу. А значит, договор в этой части становится недействительным, как противоречащий закону (ст. 168 и ст. 180 ГК РФ).

Проще говоря, из договора следует, что НДС в стоимость товара (работ, услуг) изначально не включен, но теперь это положение стало незаконным.

Поэтому формально продавец (арендодатель, подрядчик или исполнитель) на основании статьи 168 Налогового кодекса, гласящей, что сумма НДС предъявляется дополнительно к цене товара, работы или услуги, может увеличить сумму, указанную в договоре, на сумму НДС.

Однако мы бы рекомендовали в такой ситуации все же уведомить контрагента об изменениях, касающихся НДС. Одновременно следует предложить контрагенту оформить дополнительное соглашение к договору, чтобы исключить из него незаконное условие (дабы оно не «мозолило глаза» разным проверяющим).

Кстати, если контрагент откажется подписывать такое допсоглашение, намекните ему, что наличие договора, в котором сказано, что реализация НДС не облагается и одновременное предъявление налога по этой сделке к вычету, наверняка вызовет вопросы инспекторов.

Поэтому подписание дополнительного соглашения, скорее, в его интересах.

Бесплатно обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет

Вариант 4. При заключении договора обязанности платить НДС не было. В договоре об НДС не сказано ничего

Наконец, самый тяжелый случай — в договоре вообще ни слова не говорится про НДС. Просто указана цена и все.

В таком случае просто приплюсовать налог к сумме, зафиксированной в соглашении, уже не получится. Ведь из договора не ясно: включен ли в зафиксированную цену налог. Поэтому для увеличения цены на сумму НДС придется оформлять дополнительное соглашение к договору, в котором прописать судьбу НДС. Но сделать это можно только по взаимному согласию сторон.

Если же согласие не достигнуто, то у продавца есть два варианта. Можно считать, что цена, указанная в соглашении, включает в себя НДС и соответствующим образом оформлять документацию. Но в таком случае велик шанс получить претензии от налоговиков.

Они могут счесть, что в тот период, когда продавец не был обязан платить НДС, он все равно взимал его с покупателей. А значит, должен перечислить соответствующие суммы в бюджет.

С позиций Налогового кодекса такой подход в корне не верен — согласно пункту 5 статьи 173 Кодекса обязанность перечислить НДС возникает у неплательщика только в том случае, если он выставлял контрагентам документы с выделенным НДС (и это логично, поскольку на основании этих документов покупатель мог принимать налог к вычету). В нашем же случае таких документов не выставлялось, поэтому не возникло и обязанности перечислять налог. Но риск спора и последующего судебного разбирательства все равно сохраняется.

Второй вариант действий в случае отказа контрагента от подписания дополнительного соглашения — обращаться в суд с требованием изменить договор (ст. 451 ГК РФ). При этом надо будет доказать, что произошло существенное изменение условий договора, предусмотреть которое в момент заключения договора было невозможно.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2012/2/5664

Смена фамилии контрагента ИП

Как правильно оформить смену контрагента в договоре?

Фабрика производит мебель, и реализует ее через сеть дилеров. Один дилер (ИП) сменила фамилию. Нужно ли оформлять новый договор?

Вопрос.  Наша фабрика производит мебель на заказ, и реализует ее через сеть дилеров, с которыми заключены договора изготовления мебели. Один дилер (ИП) сменила фамилию и, соответственно, перерегистрировала ИП на новую фамилию.

На нашей фабрике остались оформленные, но не отгруженные заказы на старую фамилию этого дилера. В связи с этим у меня вопросы: 1) Нужно ли оформлять новый договор поставки или достаточно доп.

соглашения к прежнему договору?  2) Как впоследствии оформить реализацию (кого указывать грузополучателем и плательщиком в накладной и счете-фактуре), ведь заказ оформлен и оплачен на прежнюю фамилию?

Ответ.  1. В договор достаточно внести изменения дополнительным соглашением. Ведь смена фамилии предпринимателя не прерывает гражданско-правовые отношения с организации и гражданина.

Так, в статье 450 Гражданского кодекса РФ сказано, что изменение договора возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другими законами или договором.

Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.

Смена фамилии таким обстоятельством не является.

В статье 452 ГК РФ установлено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев делового оборота не вытекает иное.

При изменении договора обязательства сторон сохраняются в измененном виде (ст. 453 ГК РФ).

2. Все отгрузочные документы оформляйте уже на измененные реквизиты покупателя. Тот факт, что заказ и оплата была от ИП с прежней фамилией значения не имеет. Ведь гражданско-правовые условия не прерывались и требования гражданина по заказам и оплатам не были аннулированы.

Иными словами, в счете-фактуре на аванс, например, будет фигурировать фамилия ИП прежняя, а после отгрузки в счете-фактуре будет уже новая фамилия. Это не противоречит законодательству.

Из норм Гражданского кодекса РФ:

Глава 29. ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА.

Статья 450. Основания изменения и расторжения договора.

1. Изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другими законами или договором.

2. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

1) при существенном нарушении договора другой стороной;

2) в иных случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими законами или договором.

Существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.

3. В случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон, договор считается соответственно расторгнутым или измененным.

Статья 451. Изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств

1. Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.

Статья 452. Порядок изменения и расторжения договора

1. Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев делового оборота не вытекает иное.

Статья 453. Последствия изменения и расторжения договора

1. При изменении договора обязательства сторон сохраняются в измененном виде.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/237691-smena-familii-kontragenta-ip

Составляем дополнительное соглашение к трудовому договору

Как правильно оформить смену контрагента в договоре?
В современных условиях работодателям приходится довольно часто вносить изменения в трудовой договор. В некоторых случаях заключить подобное соглашение обязывает Трудовой кодекс. Поэтому важно отнестись к составлению дополнительного соглашения со всей ответственностью.

Наша статья поможет определиться с оформлением соглашения и формулировками необходимых изменений или дополнений. Инициатором внесения изменений в трудовой договор может быть не только работодатель, но и работник.

При инициативе работодателя следует помнить, что об изменении условий трудового договора он должен уведомить работников не менее чем за два месяца до предстоящих изменений (например, при изменении оплаты труда, режима рабочего времени или характера работы). Но работодателю важно не только соблюсти обязательные процедуры, но и правильно их оформить.

Образцы дополнительных соглашений:
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима работы

Оформляем преамбулу соглашения

Итак, первым делом определим название соглашения. Поскольку замена положений трудового договора, слов, цифр и дополнение текста пунктами или статьями являются изменением текста, полагаем, что лучше всего назвать соглашение следующим образом: “Соглашение об изменении условий трудового договора” или “Соглашение о внесении изменений в трудовой договор”. Однако, если вы предпочтете озаглавить документ, например, “Дополнительное соглашение к трудовому договору”, – это не будет ошибкой. Далее нужно составить преамбулу. Оптимально, если в соглашении она будет повторять преамбулу трудового договора. При этом желательно, чтобы в ней были сделаны оговорки в отношении ранее заключенных договоров и соглашений. Если преамбула классическая, она выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью “Калинка” в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, именуемое Работодатель, с одной стороны, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем… Если вы в преамбуле хотите обозначить связь с трудовым договором, в который вносятся изменения, можно дать иную формулировку: Общество с ограниченной ответственностью “Калинка” в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемые в трудовом договоре от 12 марта 2008 г. N 36 соответственно Работодатель и Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем… или: Общество с ограниченной ответственностью “Калинка” в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, именуемое Работодатель, с одной стороны, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение к трудовому договору от 12 марта 2008 г. N 36 о нижеследующем… Иногда работодатель желает зафиксировать причину внесения изменений в трудовой договор, а иногда он просто обязан это сделать. Например, в соответствии со ст. 74 ТК РФ причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства и др.), необходимо отразить в дополнительном соглашении. Отразить данную информацию можно как в преамбуле, так и в тексте самого соглашения. Приведем пример преамбулы: Общество с ограниченной ответственностью “Калинка” в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, именуемое Работодатель, с одной стороны, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, удовлетворяя просьбу Работника, изложенную в заявлении от 13 января 2010 г., пришли к соглашению о внесении в трудовой договор от 12 марта 2008 г. N 36 следующих изменений… Если вы все-таки не хотите перегружать преамбулу и излагаете причину внесения изменений в трудовой договор в тексте соглашения, это может быть сделано следующим образом: Общество с ограниченной ответственностью “Калинка” в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемые в трудовом договоре от 12 марта 2008 г. N 36 соответственно Работодатель и Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем: 1. В связи с изменениями организационной структуры ООО “Калинка” и упразднением юридического отдела в трудовой договор от 12 марта 2008 г. N 36 вносятся следующие изменения…

Оформляем текст соглашения к трудовому договору

Текст соглашения является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации. Чтобы внесенные изменения были четкими и понятными, нужно руководствоваться следующими правилами:

1. Последовательно излагать изменения с указанием статьи, пункта или подпункта, в которые они вносятся. Это означает, что не нужно в тексте соглашения вносить изменения вначале, например, в п. 7 трудового договора, а потом в п. 3. Правильно сначала зафиксировать изменение третьего пункта, а затем седьмого.

2. Нельзя вносить изменения без конкретизации структурных единиц (пункта, подпункта) трудового договора.

То есть, внося изменения в текст соглашения, необходимо конкретно указать, куда они вносятся. Нельзя написать: “Слова “средней месячной заработной платы” заменить словами “должностного оклада”. Правильно: “В п.

3.2 слова “средней месячной заработной платы” заменить словами “должностного оклада”.

3. При изменении чисел в соглашении нужно употреблять термин “цифры”. Например:

В п. 3.5 цифры “9000” заменить цифрами “11 000”. В подпункте “г” пункта 2.6 цифры “5, 20” заменить цифрами “10, 25”.

4. При сохранении условий трудового договора и дополнении его новыми рекомендуем приводить новую редакцию дополняемых структурных единиц (пунктов, подпунктов, статей). Для этого можно пользоваться следующими конструкциями:

Дополнить трудовой договор пунктом 3.6 следующего содержания: “3.6….”. Подпункт “в” пункта 5.4 дополнить третьим абзацем следующего содержания: “…”. Абзац второй пункта 4.4 дополнить предложением следующего содержания: “…”. Дополнить раздел 3 пунктом 3.5 следующего содержания: “3.5….”. Пункт 3.5 считать пунктом 3.6. Последний вариант крайне нежелателен, хотя в небольших организациях вполне возможен, поскольку кадровый работник может вспомнить, какое условие под каким номером было изначально в трудовом договоре.

Дополнение и исключение фраз, формулировок и слов

При дополнении текста договора новым пунктом нумерация пунктов продолжается. Например, если последний пункт в трудовом договоре – 25, то в соглашении можно написать: Дополнить трудовой договор пунктом 26 следующего содержания: “…” Если трудовой договор структурирован по разделам и в каждом выделены пункты, при добавлении нового пункта нумерация внутри раздела тоже продолжается. Иногда требуется добавить не новые предложения, абзацы или пункты, а всего несколько слов. В таком случае изменения можно внести следующим образом: Абзац третий пункта 6.2 после слов “правил перевозки” дополнить словами “и обслуживания пассажиров”. В третье предложение пункта 1.3 после слова “доплаты” включить слово “, надбавки”. Когда дополняемые слова находятся в конце предложения, рекомендуем следующие конструкции: Пункт 3 дополнить словами “, до истечения 6 месяцев”. Дополнить подпункта “б” пункта 12 следующими словами: “и обеспечение безопасности труда”. Если необходимо заменить слова или предложения, предлагаем такие формулировки: В подпункте “а” пункта 2.2 слово “заполнение” заменить на слово “соблюдение” в соответствующем падеже. В пункте 7.2 слова “привлекать к материальной ответственности” заменить на слова “привлекать к дисциплинарной ответственности”. В пункте 4.1 текст после слов “иные нормативно-правовые акты” и до конца предложения заменить словами “локальные нормативные акты, условия коллективного договора”. Если содержание пункта, подпункта или раздела трудового договора в связи с изменениями существенно меняется, лучше изложить его в новой редакции. Этот прием удобен и при повторном внесении изменений в структурную единицу договора. Пункт 3.1 изложить в следующей редакции: “По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 40 дней в году”. Пункт 3.1 изложить в редакции следующего содержания: “3.1….”. Внести в пункт 3.1 изменение, изложив его в следующей редакции: “…”. Иногда у кадровиков возникает вопрос при повторном внесении изменений в трудовой договор: как правильно составлять соглашение об изменении первого соглашения или трудового договора? Отвечаем. Изменения всегда вносятся в трудовой договор, поэтому вносить изменения в дополнительное соглашение нет смысла. Помните, если вы излагаете пункт, подпункт или раздел трудового договора в новой редакции, это не влечет автоматическое признание утратившими силу промежуточных редакций, так как они могут частично излагаться в новой редакции и каждая из редакций будет действовать в тот период времени, на который распространялось соглашение. При необходимости исключения из текста трудового договора слов, словосочетаний или предложений укажите конкретный пункт, подпункт или раздел договора, откуда они исключаются. В пункте 4.1 исключить слова “правил проезда и провоза багажа”. Во втором предложении пункта 2.5 исключить слово “надбавки”. Если планируется исключить из текста пункт, подпункт, абзац или целый раздел, их надо четко обозначить, при этом именно исключать, а не признавать их утратившими силу. Пункт 3.2 исключить. Исключить из раздела 2 пункт 2.4. Если исключение пункта в разделе вызвало сбой нумерации, можно следующей фразой в соглашении исправить ситуацию. Пункт 3.2 из раздела 3 исключить. Пункты 3.3 и 3.4 считать пунктами 3.2 и 3.3 соответственно. Бывает, что трудовой договор не структурирован и внести в него изменения достаточно проблематично. Но сделать это все-таки возможно с помощью следующих формулировок: Абзац, начинающийся словами “…”, после слов “…” дополнить словами “…”. Исключить из абзаца десятого договора предложение, начинающееся со слов “…”. Дополнить абзац шестой следующим предложением: “…”. Для лучшего понимания текста трудового договора иногда требуется выделить абзац или даже пункт. Данная правка может быть выражена так: Выделить в отдельный абзац предложение, начинающееся словами: “Работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда…”. Бывает, что изменения затрагивают очень большое количество пунктов, подпунктов и разделов, например при переводе с одной должности на другую изменится наименование должности, наименование отдела, права и обязанности работника ввиду новой трудовой функции, условия оплаты труда и прочие условия. В таких случаях рекомендуем приложением к соглашению оформить трудовой договор с внесенными изменениями. Для этого в соглашениях обычно используют следующую формулировку: “Для облегчения пониманий условий трудового договора последний печатается в виде отдельного документа с изменениями, внесенными настоящим соглашением, и является приложением к нему”. При этом необходимо на экземпляре старого трудового договора сделать пометку: “С 15 января 2010 г. используется текст трудового договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением от 30 декабря 2009 г.”.

Чем завершить соглашение об изменении условий трудового договора?

Поскольку дополнительным соглашением мы меняем лишь некоторые из условий трудового договора, остальные остаются неизменными, о чем в конце дополнительного соглашения обязательно нужно сделать пометку. Кроме этого, необходимо зафиксировать порядок вступления в силу данного соглашения и указать количество экземпляров – оно должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора. 2. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными. 3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 12 марта 2008 г. N 36. 4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах по одному для каждой из сторон и вступает в силу с 13 января 2010 г. Приведем образец дополнительного соглашения.

В.П.Кузнецова – Эксперт журнала “Отдел кадров коммерческой организации”

Статьи этого раздела

Источник: http://www.hrmaximum.ru/articles/motivation/412

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Как правильно оформить смену контрагента в договоре?

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫОформляем кадровые документы при изменении личных данных работника 4 марта Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 399 011Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 399 011

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

Нюансы подписания договоров: две практические ситуации

Как правильно оформить смену контрагента в договоре?

Вопросы, связанные с особенностями ведения договорной работы на предприятии, всегда актуальны. В этой консультации рассмотрим две распространенные ситуации из практики.

Ситуация 1
На предприятии поменялся руководитель, который подписывал все договоры. ООО «Свет», в лице директора Петрова Е. Н., действующего на основании устава предприятия, заключило договор на поставку продукции с ООО «Тополь».

Договор был заключен 1 февраля 2016 года сроком на один год. В апреле 2016 года в ООО «Свет» поменялся директор: Петров уволился, на его место был принят Соколов.

В связи со сменой директора были внесены изменения в Единый реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований.

Вопрос. Надо ли сторонам перезаключать договор поставки или составить допсоглашение к нему?

Краткий ответ. Нет, никаких новых документов оформлять не нужно. Подписанный прежним директором договор продолжает действовать на тех же условиях.

Анализ ситуации

Как известно, юрлицо реализует свои права и обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с уставными документами (ч. 1 ст. 92 Гражданского кодекса, далее – ГК). Один из таких органов – директор предприятия.

При заключении сделки от имени юрлица все документы подписывает конкретный человек, уполномоченный на это учредительными документами предприятия, доверенностью, законом либо другими актами гражданского законодательства (ч. 2 ст. 207 ГК). Причем полномочия эти у него должны быть на момент заключения сделки.

Директор Петров представлял интересы предприятия и выступал от его имени при заключении договора с ООО «Тополь». Тот факт, что директор уволился, не делает его действия или подписанный им договор недействительными. Ни один нормативный документ не требует перезаключать договоры при смене лиц, которые подписали договор.

Понятно, что если договор заключен на длительный срок, то на протяжении его действия директор у предприятия или его контрагента может поменяться не один раз. Это не повод устраивать такую же «чехарду» и в документах (не нужно каждый раз перезаключать договор).

Наши рекомендации

Теория – теорией, а на практике из-за смены руководства между контрагентами могут возникнуть споры. Дадим несколько советов, как этого избежать.

Предприятию, у которого сменился руководитель. Рекомендуем письменно уведомлять своих контрагентов о смене руководителя.

Ведь вполне вероятно, что при исполнении договора возникнет необходимость в подписании дополнительных договорных документов к договору (приложений, актов, дополнительных соглашений). И контрагент заметит, что в этих документах фигурирует уже другая фамилия.

Это вызовет у него вопросы. Уведомить контрагента можно в любой удобной для вас форме: например, отправить письмо по почте (вручить нарочным).

Контрагенту предприятия, у которого сменился руководитель. Допустим, вы видите, что договор от имени юридического лица подписывал один директор, а последующую документацию (например, акт приемки-передачи) подписывает уже другой директор того же предприятия.

В этом случае советуем запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия нового директора (устав предприятия, протокол собрания учредителей и т. д.).

Также напомним, что проверить контрагента, в том числе и на предмет того, кто является его руководителем, вы можете на официальном .

Ситуация 2
Нужна ли виза главного бухгалтера на договоре. Главный бухгалтер предприятия не визирует хозяйственные договоры (хотя всеми финансовыми вопросами на предприятии занимается именно главный бухгалтер).

Вопрос. Влияет ли отсутствие визы главбуха на действительность договора или на другие факторы деятельности предприятия?

Краткий ответ. Нет, не влияет.

Анализ ситуации

Виза главного бухгалтера не является обязательным реквизитом хозяйственного договора. Согласно ст. 207 ГК, главное, чтобы на договоре стояла подпись лица, уполномоченного на подписание договора от имени предприятия (уставом предприятия или доверенностью).

Вместе с тем в визировании договора главным бухгалтером заинтересовано само предприятие, а также руководитель предприятия, который уполномочен ставить свою подпись на договоре.

Ведь что, по сути, представляет собой эта виза? Она удостоверяет, что главный бухгалтер (или другое должностное лицо предприятия, которое отвечает за финансовые вопросы) изучил проект договора и его условия устраивают предприятие с точки зрения бухгалтерского учета и финансов.

Пример
Менеджер по поставкам производственной компании ООО «Ястреб» заключил договор купли-продажи, по которому покупает расходные материалы (бумагу) на сумму 100 000 грн.

Согласно условиям договора, покупатель должен оплатить товар в течение 5 рабочих дней после его получения, а в случае задержки оплаты покупателю грозят солидные штрафные санкции. При заключении договора менеджер не согласовал его условия с главным бухгалтером.

Директор предприятия договор одобрил, товар был получен.

На стадии оплаты товара оказалось, что накануне была произведена еще одна закупка необходимого для производства сырья, в связи с чем в ближайшие 5 рабочих дней у предприятия не будет возможности оплатить счет по покупке бумаги. Таким образом, предприятие просрочит оплату, что приведет к необходимости уплаты штрафов.

Этой крайне неприятной ситуации можно было избежать, если бы договор купли-продажи бумаги был согласован на этапе заключения с бухгалтерией (главным бухгалтером). В таком случае главный бухгалтер мог бы посоветовать либо отодвинуть на более поздний срок дату отгрузки бумаги (тогда изменилась бы и дата оплаты), либо увеличить срок оплаты (допустим, не 5 рабочих дней, а 10).

Чтобы подобных ситуаций впредь не возникало, нужно внедрить на предприятии процедуру визирования документов конкретными должностными лицами.

Как организовать на предприятии процесс визирования документов?

Необходимость согласования (визирования) тех или иных документов и порядок их визирования на предприятии приводится в инструкции по делопроизводству предприятия (п. 8 гл. 5 разд. ІІ Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5, далее – Правила № 1000/5) или в других внутренних документах предприятия.

Как правильно ставится виза на документах?

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-proverki-i-yuridicheskaya-podderzhka-4-nyuansy-podpisaniya-dogovorov-dve-prakticheskie-situacii

Юрист ответит
Добавить комментарий