Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Регистрация предполагает четкую фиксацию всех данных о документе, включая факт его создания, получения или отправления.

Трудовые книжки регистрируются в специальных книгах учета.

Так как они ведутся в рукописном виде, часто работники отдела кадров при их заполнении допускают какие-либо неточности, что влечет за собой необходимость исправления в книге учета движения трудовых книжек.

Регистрация трудовых книжек

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Замена книги учета

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной.

Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования.

После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

  1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу;
  2. впервые оформленные подобные документы;
  3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку.

В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте. При этом в регистрационном журнале следует указать номер и дату уведомления, а также дату отправки трудовой книжки почтой.

Также можно записать и номера почтовых квитанций, которые далее подшиваются в личное дело работника сотрудниками отдела кадров.

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах.

Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой.

После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Поэтому специалисты советуют делать какие-либо исправления в книге учета движения трудовых книжек, руководствуясь правилами, применяемыми для аналогичной процедуры в содержательной части трудовой книжки. После неправильной записи в той же колонке нужно сделать отметку о ее недействительности и внести верные сведения.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

  • он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве;
  • все страницы должны быть пронумерованы до начала использования;
  • он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны;
  • опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника. При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/vnesenie-ispravlenij-v-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  1. Номер записи.
  2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
  3. ФИО сотрудника.
  4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
  5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
  6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
  7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
  8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
  9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
  10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
  11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

  • В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
  • Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
  • Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
  • На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия.

Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

  1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
  2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
  3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
  4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа.

Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек.

Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию.

За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации.

Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravleniya-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-ucheta

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве.

Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки.

Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке.

Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия.

Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

  • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя;
  • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.;
  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя;
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать;
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная.

Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее.

Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Как делать исправления в книге учета

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  10.  Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  11.  В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»;
  • ниже указать достоверную информацию;
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/chto-delat-esli-nuzhno-ispravit-zapis-v-knige-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как заполнять

Как внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек?

Мы рассказываем о правилах оформления книги учета движения трудовых книжек, внесения записей, сроках хранения. Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет от штрафов и претензий со стороны руководства и сотрудников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это обязательный журнал для работодателей, которые ведут трудовые книжки. А поскольку в нашей стране этот документ еще действует, несмотря на периодически возникающие вопросы об его отмене, то вышеуказанный документ должны вести все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемная рабочая сила.

Это установлено Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225, а точнее пунктом 40 этого законодательного акта.

Кто заполняет книгу учета

Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляет сотрудник, на которого в организации возложена обязанность оформления и хранения этого документа. Обычно это кадровик.

Эта обязанность возлагается либо приказом руководителя, либо прописывается в должностной инструкции.

В журнале учета отражаются только оформленные книжки. Чистые бланки, хранящиеся у кадровика, сюда не вносят.

Ответственное за ведение журнала должностное лицо фиксирует следующие действия с трудовой книжкой:

  • Прием книжки от трудоустроившегося сотрудника (в том числе и вновь оформленной).
  • Выдача ее при увольнении.

Обратите внимание! Если человек берет трудовую книжку только на время, то это в журнале учета не отражается.

Также сотрудник, которому поручено ведение журнала, должен ежемесячно предоставлять в бухгалтерию компании сведения о движении чистых бланков трудовой: сколько выдано работникам, сколько за них оплачено, сколько испорчено и списано и т.д.

Образцы заполнения книги учета трудовых книжек

Бланк книги учета движения трудовых книжек разработан на законодательном уровне. Образец есть в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69. В Приложении № 3 этого документа можно увидеть, как выглядит книга учета движения трудовых книжек. Правила ведения установлены пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Условно порядок заполнения книги делится на два этапа: при оформлении на работу и при увольнении. Сведения о переводе работника на другую должность в книге не отражаются.

Если работодатель выдает работнику вкладыш в трудовую книжку, то его также нужно учесть отдельной строкой. Вкладыш, который уже находится в трудовой при приеме, также отражают в книге учета. Обычно это делают в одной строке с трудовой книжкой.

Штрафы за отсутствие или нарушение учета

Наказание за отсутствие или неправильное ведение книги учета трудовых книжек конкретно нигде не прописано. Но это частный случай нарушения трудового законодательства, предусмотренный п.1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц и ИП от 1000 руб. до 5000 руб., для юрлиц – от 30000 руб. до 50000 руб. Составить протокол может гострудинспекция или работники прокуратуры.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102921-qqq-03-28-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek-i-vkladyshei

Юрист ответит
Добавить комментарий