Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

Как выдать и вернуть деньги на командировочные расходы?

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение.

Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

  • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
  • Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

  • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
  • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре.

В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении.

Деньги необходимо пересчитать  присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает “расходник” после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4).

В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.).

Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4).  При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО.

И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

  • Возвращается внесенная сумма денег.
  • Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Если работник отказывается вернуть не истраченную сумму добровольно, то произвести это можно только в судебном порядке, подав иск о возмещении ущерба. Суммы взыскиваются по исполнительным листам.

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

  • Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
  • Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
  • Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как “Перерасход выдан по ордеру”.

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Порой, из-за отсутствия денежных средств в кассе возврат сумм сотруднику произвести в установленные сроки может не получиться. В таком случае сторонам необходимо договориться об установлении нового срока или о компенсации долга частями.

Полезные статьи
Суточные в 2017 году.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-vydat-i-vernut-komandirovochnye.html

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).

КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей. КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.

КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.

ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде. Пример 1. Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие , а именно: счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета; счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.Пример.Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:Корреспонденция счетов операцииДебетКредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»Выданы в подотчет денежные средства.Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом,

Подотчетному лицу на банковскую карту перечислен аванс.

Согласно отчету о полученном авансе образовался остаток неиспользованной суммы.

Может ли подотчетное лицо внести неизрасходованный остаток в кассу организации? Существуют ли ограничения по сумме внесения наличных?

14 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

При этом наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы (п.

5 Указания N 3073-У). Таким образом, работник без ограничения суммы может внести остаток подотчетных сумм в кассу организации. Полученные денежные средства организации необходимо будет внести на расчетный счет, так как расходование наличных денежных средств из кассы организации предусмотрено только из выручки за проданные товары (услуги).

Как отразить в учете возврат неизрасходованных подотчетных сумм

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.

№ 04-1-02/704)

sovetnik36.ru

Возврат подотчетных сумм Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался.

По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней. Точные сроки указываются в приказе руководителя.

Согласно ст. 137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности. Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний.

Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником. Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом.

Работник может приобрести товар (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств.

Рассмотрим основные проводки. ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).

КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).

КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.

КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.

КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы. ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее).

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника.

Завхоз израсходовал 9500 рублей.

Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Порядок удержания неизрасходованного аванса, выданного под отчет работнику

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Источник: http://27advokat.ru/vozvraschen-v-kassu-podotchetnym-licom-ostatok-neizrashodovannogo-avansa-48094/

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил.

Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах.

Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления.

Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались.

Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами.

С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu.html

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_vozvrat_neizraskhodovannykh_podotchetnykh_summ/59-1-0-1525

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы

У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно.

Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г.

№ 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т.
д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку).

Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него.

Синтетический и аналитический учет авансов

Аналитический учет подотчетных авансов ведется в компании по каждой выданной сумме и каждому подотчетному лицу:

  • ФИО подотчетника
  • дата выдачи аванса
  • сумма аванса
  • способ выдачи (наличным или безналичным)
  • сумма использования (по отчету)
  • на что списано

Синтетический учет – на счете 71 плана счетов:

  • по дебету – выданные суммы
  • по кредиту – списанные суммы на основании отчета

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.

№ п/п Операция Дебет Кредит Сумма 1. Выдан аванс из кассы 71 50 15000 2. Аванс отнесен на недостачи при не сдаче отчета 94 71 15000 3.

Задолженность отнесена на работника 73 94 15000 4. Начислена заработная плата за август 20 70 30000 5. Удержан НДФЛ 70 68 3900 6. Удержан долг по авансу 70 73 5220 7.

Перечислена заработная плата 70 51 20880

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчетности по авансу работник выяснил, что утеряна часть подтверждающих документов и не сдал своевременно документы.

Руководитель в этой ситуации в течение одного месяца должен издать приказ на удержание суммы аванса, который удерживается с согласия работника.

Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Предоставление средств

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты.
В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Пример

Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.

Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-podotchetnye-summy-naznachenie-vydacha-vozvrat-neispolzovannoj-summy-avansovyj-otchet.html

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Зарплата менеджера за июнь составила 24 тыс.
руб.

Работник может сдать отчет позднее после восстановления отчетных документов: копии чеков, квитанций и т.д., если не восстановлены документы к отчету можно написать объяснительную, отражающую причины утери. В этом случае будет подтверждение произведенных расходов работником.

При необходимости получения новой подотчетной суммы на ее выдачу не влияет сдан предыдущий отчет или нет.

Это должно быть оговорено в локальных актах организации.

Источник: http://37zpp.ru/vozvrashhen-v-kassu-podotchetnym-litsom-ostatok-neizrashodovannogo-avansa

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса – Бухгалтерия

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Суть

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ

Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

  • ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  • КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  • КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  • КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  • КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
  • ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Основания

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Проверка

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Возвращен в кассу подотчетным лицом остаток неизрасходованного аванса

Бухгалтерия Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете. 28 января 2019 Евдокимова Наталья

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

0 208 34 560

0 201 11 610

10 000,00

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

0 105 36 340

0 208 34 660

9500,00

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

0 201 34 510

0 208 34 660

500,00

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

0 210 03 560

0 201 34 610

500,00

Денежные средства внесены на расчетный счет

0 201 11 510

0 210 03 660

500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

0 208 12 560

0 201 11 610

15 000,00

Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы

0 401 20 212

0 208 12 660

13 000,00

Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения

0 201 11 510

0 208 12 660

2000,00

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/oformlyaem-vozvrat-podotchetnykh-summ

Юрист ответит
Добавить комментарий